Codice Etico – Mod. 231

Europence S.r.l.

Codice Etico

Approvato dall’Assemblea dei Soci
in data 09/09/2020

MESSAGGIO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Caro Lettore,

“Europence S.r.l.” (di seguito la “Società” o “Europence”) fin dalla sua fondazione, nel 2011, persegue la crescita delle sue attività, sia in campo nazionale che all’estero, nel rispetto dei valori di etica e sostenibilità, che ancora oggi ne contraddistinguono l’operare.

Desideriamo che tutti i dipendenti, i consulenti esterni, i fornitori ed eventuali partner commerciali (nel seguito anche i “Destinatari”) della Società riconoscano l’importanza della “Corporate Social Responsibility (CSR)” e vogliamo assicurare la costante liceità e correttezza delle attività da noi svolte, rispettando le leggi e i regolamenti vigenti.

Siamo tutti consapevoli, che al fine di svolgere le nostre attività produttive e commerciali, sia altresì necessario orientare le proprie condotte al rispetto di principi riconosciuti e di seguito elencati quali: onestà, trasparenza, legalità, centralità della persona, integrità, affidabilità, qualità, innovazione, soddisfazione dei clienti.

Ci proponiamo quindi di perseguire il palese riconoscimento dei suddetti valori promuovendo, da parte di tutti coloro che a vario titolo sviluppano rapporti con la Società, l’assunzione di un elevato senso di responsabilità ed integrità.

Il frutto di tale stimabile impegno è la formalizzazione del presente Codice Etico, finalizzato ad indirizzare al rispetto dei principi etici, tutta l’attività di Europence nelle sue relazioni con i clienti, con il mercato, nonché con le persone che lavorano con noi, vincolando quindi i comportamenti non solo di Dipendenti e di eventuali collaboratori, ma anche di fornitori/consulenti/partners commerciali.

D’ora in avanti è richiesto a noi tutti di allineare il nostro agire quotidiano ai principi di comportamento dettati dal Codice Etico.

Il controllo circa l’applicazione ed il rispetto del presente documento è affidato ad un Organismo di Vigilanza, al quale tutti avranno la possibilità di comunicare e segnalare – in forma palese o anonima – le violazioni del Codice eventualmente riscontrate, nonché di chiedere precisazioni circa possibili dubbi in merito a comportamenti che potrebbero essere contrari allo scopo e ai valori della Società, o alla normativa vigente.

La diffusione e la condivisione del presente Codice è il presupposto fondamentale sia per assicurare la fiducia dei nostri clienti ed, in generale di tutti i soggetti che interagiscono con noi, sia per favorire il consolidamento di un percorso di crescita della Società.

A tale scopo, vi invito a leggerlo con attenzione e condividere i valori fondamentali che ispirano il modo di essere e di fare di Europence S.r.l..

Grazie a tutti voi.

Carlo Briguglio – Amministratore Unico

1. PREMESSA

La Europence S.r.l. è stata costituita nel giugno del 2011 ed è iscritta nel Registro delle Imprese - Archivio Ufficiale della Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura di Bergamo a far data dal 17 giugno 2011. La Società ha intrapreso la propria attività in data 1° luglio 2011 nel settore del “commercio all’ingrosso di confezioni e articoli da regalo e supporti pubblicitari”.

Ogni anno la Società si prefigge nuovi obiettivi da conseguire e si preoccupa di predisporre specifiche azioni correttive necessarie per assicurare gli opportuni miglioramenti alle carenze organizzative e produttive eventualmente rilevate, promuovendo una illuminata politica aziendale volta alla responsabilizzazione di ciascun proprio dipendente.

Allo scopo di creare i presupposti per un atteggiamento sempre più rispettoso e socialmente responsabile, atto ad instaurare un patto di fiducia tra la Società e la collettività, Europence ha scelto di dotarsi di uno strumento di indirizzo comportamentale che definisca i valori di riferimento, disciplinando, in concreto, le condotte rilevanti di coloro che operano a servizio della Società.

Al centro di tale attività vi sono tre fondamentali direttrici, che rappresentano i principi cardine del presente documento, ed in particolare:

rispetto dei diritti umani, sia all’interno (Dipendenti, collaboratori) che all’esterno della Società (fornitori, clienti), nella sua più ampia declinazione, che comprende anche la tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e la promozione di comportamenti fattivi e concreti di non discriminazione;
responsabilità sociale per contribuire a creare ricchezza ed opportunità di lavoro sul territorio in cui opera promuovendo, allo stesso tempo, una politica aziendale volta alla salvaguardia e al pieno rispetto dell’ambiente;
legalità e corretta gestione dei rapporti con i soggetti terzi, siano essi parte della Pubblica Amministrazione o appartenenti al contesto privatistico.

La Società persegue le tre menzionate direttrici conducendo la propria attività ed il proprio comportamento sul mercato in osservanza della legge e dei principi indicati nel presente Codice Etico (da ora in avanti anche “Codice”), approvato dall’Amministratore Unico della Società. Tali elementi costituiscono il patrimonio fondamentale ed irrinunciabile di Europence e ne garantiscono, al contempo, il rispetto, l’affidabilità e la buona reputazione. È imprescindibile che, per garantire il successo, il buon funzionamento, la qualità dei prodotti resi ed il raggiungimento degli obiettivi prefissati, ogni comportamento aziendale sia diretto ad osservare ed a far osservare i valori enunciati dal presente Codice Etico.

1.1. Linee Guida di Confindustria

Il Codice Etico di Europence S.r.l. si conforma ai principi indicati nella versione aggiornata al 2014 delle Linee Guida di Confindustria le quali costituiscono un punto di riferimento per la stesura del presente documento.

1.2. Il Rapporto tra Codice Etico e Modello

Il presente Codice Etico costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito anche il “Modello”) adottato dalla Società in ottemperanza al d.Lgs. 231/2001 e, contiene, tra l’altro, i principi generali e le regole comportamentali ai quali la Europence riconosce valore etico positivo e a cui devono conformarsi tutti i Destinatari e Terzi Destinatari del Codice.

In particolare, il principio d’integrità che permea il Codice Etico non assume solo una valenza esclusivamente morale, ma anche un ruolo fondamentale per garantire la stessa continuità d’azione della Società in ossequio alle disposizioni di cui al d.Lgs. 231/2001.

Il combinato disposto di questi due strumenti normativi – testimonianze del concreto impegno della Società di autoregolamentarsi - consentono alla Società di tutelare, oltre che promuovere, la propria affidabilità, in quanto orientano il suo operato nel pieno rispetto della normativa vigente e dei principi di concorrenza leale, correttezza e buona fede, salvaguardando gli interessi legittimi di tutti gli stakeholders.

Da quanto affermato ne discende che non sono in alcun modo giustificabili le operazioni compiute allo scopo di apportare un qualche vantaggio alla Società che contestualmente violino i principi e le regole di condotta contenuti nel Codice e nel Modello, nonché le procedure aziendali che danno concreta attuazione ai medesimi.

1.3. I Destinatari del Codice

Il presente Codice è vincolante per i Soggetti Apicali e per i Dipendenti (di seguito denominati i “Destinatari”), nonché per tutti coloro che, pur non essendo dipendenti della Società, possono entrare in contatto ed operare con la stessa, quali ad es. consulenti, fornitori, collaboratori a qualsiasi titolo (di seguito denominati i “Terzi Destinatari”).

Tutti i Destinatari sono tenuti ad osservare e, per quanto di propria competenza, a far osservare i principi contenuti nel Codice Etico, contribuendo attivamente alla sua attuazione.

Il management dell’azienda si obbliga a garantire il rispetto dei contenuti del Codice proponendo e realizzando ogni azione ed iniziativa utile ad accrescere nel lungo periodo il valore economico e morale dell’impresa.

Inoltre, per i Dipendenti, l’osservanza delle norme del Codice viene imposta dalle obbligazioni contrattuali sancite dagli artt. 2104 ss. del Codice Civile, il cui mancato rispetto può comportare – salvo quanto previsto all’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori – la conseguente applicazione di sanzioni disciplinari.

Infine, per i Terzi Destinatari, la violazione di particolare gravità delle norme del presente Codice, compromettendo il rapporto di fiducia instaurato tra essi e la Società, rappresenta una causa che giustifica Europence ad agire per ottenere la risoluzione del vincolo contrattuale e il risarcimento dei danni eventualmente subiti.

1.4. Diffusione e la formazione del Codice

La Società si impegna a garantire una capillare diffusione interna ed esterna del Codice Etico, informando adeguatamente sul contenuto tutti i Destinatari e i Terzi Destinatari e fornendo loro il necessario supporto per una corretta interpretazione ed una conforme applicazione delle indicazioni contenute nel presente documento.

A tale scopo il Codice Etico viene distribuito a tutti i Destinatari e reso, altresì, conoscibile mediante l’affissione dello stesso in un luogo della sede aziendale accessibile a tutti. La Società cura inoltre l’ideazione di adeguati sistemi di verifica, di prevenzione e controllo, finalizzati a garantire l’effettiva osservanza del Codice Etico e, qualora fosse ritenuto necessario, l’applicazione di azioni correttive.

L’Organismo di Vigilanza ex d.Lgs. 231/2001 (di seguito anche “OdV”), al quale spetta vigilare sulla concreta ed efficace attuazione del Modello e del Codice Etico, propone e supervisiona le iniziative di formazione sui principi del Codice.

Con particolare riferimento, invece ai Terzi Destinatari e, comunque, a qualunque altro interlocutore, la Società provvede a:

informare tali soggetti circa gli obblighi imposti dal Codice Etico, mediante consegna di una copia dello stesso;
esigere dagli stessi il rispetto del Codice Etico;
far sottoscrivere clausole e/o comunque dichiarazioni contenute e/o comunque allegate ai relativi contratti volte, da un lato a formalizzare l’impegno al rispetto del Modello e del Codice Etico e, dall’altro, a disciplinare le sanzioni di natura contrattuale che verranno applicate a seguito della violazione di tale impegno;
adottare, se contrattualmente prevista, la risoluzione contrattuale ipso iure laddove i Terzi Destinatari nello svolgimento delle proprie attività non si siano attenuti alle regole comportamentali espresse nel presente documento.

Eventuali dubbi applicativi connessi al presente Codice potranno essere tempestivamente discussi con l’OdV.

2. LA STRUTTURA DEL CODICE ETICO

Il presente Codice Etico si compone sostanzialmente di quattro parti:

nella prima parte sono delineati i principi generali di riferimento, ossia i valori cui la Europence attribuisce rilievo nell’ambito dello svolgimento della propria attività d’impresa;
nella seconda parte sono codificate le norme e i principi di comportamento aventi ad oggetto i rapporti con i Dipendenti e l’ambiente di lavoro;
nella terza parte sono codificate le norme e i principi di comportamento aventi ad oggetto i rapporti con gli interlocutori esterni;
nella quarta parte sono disciplinate le modalità con cui è garantita l’attuazione ed il controllo sul rispetto del Codice Etico.

3. PRINCIPI GENERALI DI RIFERIMENTO

Di seguito sono definiti i principi etici di riferimento per tutti i Destinatari e i Terzi Destinatari. È necessario ribadire che in nessun caso la convinzione di agire a vantaggio di Europence giustifica comportamenti in contrasto i principi del presente Codice, ai quali deve riconoscersi valore preminente ed assoluto.

3.1. Responsabilità e rispetto delle Leggi

Oltre al Codice e alle norme interne aziendali, la Società ispira la propria attività all’integrale rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti in Italia e negli Stati dove tali attività sono eventualmente svolte, nonché alla leale collaborazione con le istituzioni ed autorità pubbliche di tali Paesi.

Si impegna altresì a rispettare la normativa ed i principi etici dettati dalle associazioni di categoria ed, in particolare, quelli codificati nelle Linee Guida di Confindustria, puntualmente recepiti nel presente Codice Etico.

In tal senso, i Destinatari e i Terzi Destinatari, nello svolgimento delle loro funzioni, devono conoscere ed osservare nella loro integrità le leggi e regolamenti vigenti in Italia e negli Stati con cui la Società potrebbe avere eventuali collegamenti operativi, svolgendo le proprie mansioni con diligenza, efficienza e correttezza. In caso di incertezza interpretativa sulle norme applicabili, sono tenuti a contattare i competenti uffici e organi sociali, assumendo le responsabilità connesse agli adempimenti che gravano su di loro.

In nessun caso, è possibile addurre a giustificazione di eventuali loro comportamenti, realizzati in violazione di leggi o regolamenti, la pretesa di avere agito nell’interesse o a vantaggio della Europence.

3.2. Integrità e contrasto alla corruzione

La Società riconosce quanto sia importante il rispetto della legalità nello svolgimento della propria attività lavorativa sia nei rapporti con i terzi che con la Pubblica Amministrazione.

Per questo motivo, i Destinatari e i Terzi Destinatari si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità morale, tenendo condotte tese sempre alla trasparenza e ai valori di onestà, correttezza e buona fede, in tutti i rapporti all’interno e all’esterno della Società, in conformità con le leggi nazionali e internazionali in materia di lotta alla corruzione.

La Società vieta la corruzione in tutte le sue forme e senza possibilità di eccezione alcuna. In particolare sono vietati:

i tentativi di assicurarsi vantaggi illeciti in qualsiasi area, ad esempio per ottenere o mantenere affari oppure conseguire autorizzazioni pubbliche, permessi o trattamenti di favore;
le offerte di ricompense indebite di qualsiasi tipo, non solo pecuniarie, inclusi intrattenimenti o regalie di valore considerevole;
tutti i mezzi (palesi o occulti) per destinare pagamenti indebiti o altri benefit, indipendentemente se sotto forma di tangenti, ordini d’acquisto, accordi di consulenza oppure tramite terze parti;
ricevere oggetti di valore (direttamente o indirettamente) in cambio dell’offerta di un vantaggio illecito di terzi;
ricevere da terzi, direttamente o indirettamente, qualsiasi cosa che abbia un valore non irrilevante in relazione a una transazione intrapresa dalla Società.

Per contrastare la corruzione, la Società si ispira, a titolo esemplificativo e non esaustivo, alla Convenzione OCSE sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali, al d.Lgs. 231/2001 in Italia, al Foregin Corrupt Practises Act “FCPA” americano e all’UK Bribery Act del Regno Unito, ecc.

La Società non accetta e non tollera alcun tipo di corruzione e pertanto, non inizierà né proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a tali principi.

3.3. Trasparenza nelle transazioni commerciali

Europence S.r.l. si impegna a garantire la massima trasparenza, la correttezza, la tracciabilità delle transazioni commerciali e predispone adeguati presidi di controllo nel contrastare qualsiasi forma di ricettazione, riciclaggio di denaro ed autoriciclaggio.

In particolare, la Società, inoltre, si impegna:

a verificare la rispettabilità e la legittimità delle attività di potenziali fornitori e consulenti;

ad evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto delle procedure interne di controllo;
- a non acquistare beni, che in ragione delle condizioni di offerta, diano motivo di dubitare della liceità della loro provenienza e a non intrattenere rapporti economici con soggetti che diano fondato motivo di ritenere che pongano in essere attività illecite.

In relazione al reato di autoriciclaggio, Europence vieta a tutti i Destinatari il trasferimento, la sostituzione o l’impiego in attività economiche, finanziarie, imprenditoriali o speculative di somme di denaro

derivanti dalla commissione di un delitto non colposo ovvero provenienti da attività illecite quali ad esempio, l’evasione fiscale, la corruzione e l’appropriazione di beni sociali, in modo tale da ostacolare concretamente l’identificazione della loro provenienza delittuosa.

3.4. Contrasto alla criminalità organizzata

Europence si astiene e si impegna ad astenersi dall’intrattenere rapporti di qualsiasi natura, ancorché indiretti o per interposta persona, con soggetti (persone fisiche o giuridiche) che si sappia o si abbia ragione di sospettare facciano parte o svolgano attività di supporto in qualsiasi forma a favore di organizzazioni criminose di qualsiasi natura, comprese quelle di stampo mafioso.

3.5. Reputazione, tutela dei diritti di terzi, concorrenza

Europence considera la reputazione e la sostenibilità dei suoi prodotti quali condizioni indispensabili per il suo futuro sviluppo. La Società crede inoltre fermamente nella concorrenza e nel libero mercato e si impegna nel rispettare pienamente le norme di legge sulla concorrenza, sulla tutela del consumatore, applicabili nei Paesi ove opera, condannandone ogni violazione.

In tal senso chiede a tutti i Destinatari di evitare la creazione di accordi o intese improprie e di accertarsi che tutte le comunicazioni con i concorrenti della Società siano legali e appropriate e che non violino i principi di leale concorrenza commerciale.

È espressamente vietato ai Destinatari il coinvolgimento personale, o per il tramite di terzi, in iniziative o contatti tra concorrenti che potenzialmente potrebbero apparire in contrasto con la normativa a tutela della concorrenza e del mercato.

3.6. Tracciabilità

Ciascun Destinatario deve conservare adeguata documentazione di ogni operazione effettuata, al fine di consentirne in ogni momento l’individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni poste a fondamento, nelle fasi di autorizzazione, effettuazione, registrazione e verifica dell’operazione stessa.

4. RAPPORTI CON I DIPENDENTI

4.1. Tutela dei diritti e della legalità e i luoghi di lavoro

Europence tutela e promuove lo sviluppo delle risorse umane, mettendo a disposizione dei Destinatari specifici strumenti di formazione, sia all’interno quanto all’esterno delle proprie strutture.

Nella fase di selezione e nella gestione complessiva del personale, Europence adotta criteri di merito, competenza e di valutazione delle capacità e potenzialità individuali, nonché offre a tutti i Destinatari pari opportunità a parità di condizioni, evitando qualsiasi forma di discriminazione fondata su fattori razziali, culturali, ideologici, sessuali, fisici o religiosi.

I Destinatari sono invitati a curare continuamente la loro formazione ed il loro aggiornamento professionale, al fine di aumentare costantemente il loro contributo alla Società e di concorrere allo sviluppo, oltre che al miglioramento dell’immagine e della buona reputazione della Europence.

Osservazioni o comportamenti che possono interferire in modo negativo con le prestazioni lavorative di altre persone, o che creano un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo, non sono tollerati dalla Società in nessun caso, e devono essere segnalati.

4.2. Beni aziendali

I beni aziendali della Europence e, in particolare, gli impianti, i torni e le attrezzature situati nei luoghi di lavoro, sono utilizzati per ragioni di servizio, ai sensi della normativa vigente.

In nessun caso è consentito utilizzare i beni aziendali e, segnatamente, le risorse informatiche e di rete per scopi e finalità contrarie a norme imperative di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati.

I Dipendenti sono responsabili della protezione e della cura dei beni aziendali a loro affidati e sono, pertanto, tenuti a comportarsi in modo responsabile e ad adoperare il buon senso nell’utilizzo della proprietà aziendale. I beni aziendali non devono essere utilizzati per scopi estranei alla Società.

4.3. Risorse informatiche

Le risorse informatiche – computer aziendali, hardware, software, dispositivi digitali mobili, network e le informazioni salvate su di essi – sono di proprietà della Società o alla stessa concesse in licenza. È vietato porre in essere condotte che, in qualsiasi modo, possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità su dati informazioni o programmi in esso contenuti.

Ogni Dipendente è personalmente responsabile del mantenimento della sicurezza dei suindicati beni aziendali, evitando l’uso fraudolento o improprio degli stessi nonché la cessione, anche a colleghi, delle proprie user id e password di accesso ai sistemi informativi.

Le violazioni della sicurezza (accesso non autorizzato, e-mail sospette, virus potenziali, incidenti e difetti) devono essere segnalate immediatamente al proprio responsabile, in modo che possano essere valutate e si possano adottare le misure adeguate.

4.4. Tutela dei dati personali e dati aziendali

La Società è responsabile della tutela dei dati personali, nonché della sicurezza, delle informazioni personali identificabili che raccoglie e mantiene in merito ai propri dipendenti e di terze parti. Europence, in ossequio ad un proprio dedicato Modello di Governance Privacy, si impegna a trattare le informazioni messe a sua disposizione con la massima riservatezza e, ove necessario, nel rispetto della legge sulla privacy e dei principi dettati dal GDPR, curando che i Destinatari rispettino, con la massima diligenza, l’impegno di riservatezza durante l’attività da loro svolta a favore della medesima.

I Dipendenti di Europence devono conoscere e attuare quanto prescritto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni personali ed aziendali, per garantire l’integrità, la riservatezza ed il controllo delle stesse.

L’impegno di riservatezza dei Destinatari varrà anche dopo l’eventuale cessazione, per qualsiasi motivo, del rapporto di lavoro, della collaborazione o della consulenza a favore della Società; pertanto i Destinatari e i Terzi Destinatari non saranno autorizzati ad utilizzare o divulgare in nessuna forma, neppure sintetica, le informazioni di cui siano venuti a conoscenza in ragione del loro rapporto di lavoro, finanche cessato, salvo l’ipotesi in cui l’utilizzazione e/o la divulgazione siano state previamente autorizzate da parte della Europence.

I Destinatari che per motivi professionali, vengano a conoscenza di informazioni riservate – ossia informazioni che per loro natura non possono essere divulgate – sono tenuti a non comunicarle a soggetti terzi se non previa autorizzazione specifica e fatti salvi eventuali obblighi di legge.

4.5. Conflitti di interessi

I Dipendenti devono svolgere le proprie attività a favore di Europence evitando l’insorgere di qualsiasi situazione di “conflitto di interessi”, anche solo potenziale o parziale, intendendosi per tale una situazione nella quale possa essere perseguito un interesse diverso da quello della Società.

L’obbligo di evitare situazioni di conflitto di interesse è esteso ai Terzi Destinatari.

Le situazioni in conflitto di interesse possono sorgere, a titolo esemplificativo, qualora il Dipendente o un suo familiare partecipi alle fasi di assunzioni di talune decisioni che riguardino contestualmente affari con imprese, società o enti in cui il Dipendente stesso, o il suo familiare, abbiano interessi o anche quando da tali decisioni possa derivarne un qualche vantaggio personale.

Nel caso in cui si verifichi un conflitto d’interessi i Destinatari informeranno di tale circostanza, senza ritardo, le Funzioni Aziendali competenti astenendosi dal partecipare alle attività aziendali ed ai processi decisionali in riferimento ai quali è configurabile il conflitto d’interessi, salvo che non sia stata previamente concessa un’espressa autorizzazione ad agire.

4.6. Salute e Sicurezza

La Società osserva le disposizioni normative vigenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e pone in essere tutte le misure necessarie per assicurare la tutela dell’integrità psico-fisica dei propri Dipendenti, mediante l’adozione di modelli di organizzazione aziendale finalizzati al costante miglioramento della sicurezza e della salubrità dei luoghi di lavoro.

È fatto espresso divieto di fumare sul luogo di lavoro, nonché fare uso di sostanze stupefacenti e alcoliche. Ogni violazione dovrà essere tempestivamente segnalata al proprio Responsabile o ad altre Funzioni Aziendali competenti.

La Società garantisce un ambiente lavorativo conforme alle vigenti norme in materia di salute e sicurezza, mediante il monitoraggio, la gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento delle attività.

Tutti i Destinatari devono contribuire personalmente a promuovere e mantenere un clima di reciproco rispetto nell’ambiente di lavoro. Essi partecipano, inoltre, al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia della tutela della salute e sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.

Ogni attività di Europence e dei singoli Destinatari dovrà essere orientata al rispetto di questi principi, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione al fine di scongiurare ogni possibile rischio per sé, per i propri colleghi ed eventuali collaboratori.

A tale scopo la Società cura la continua formazione e sensibilizzazione di tutto il personale dipendente alle tematiche della sicurezza in modo da garantire luoghi di lavoro sani e sicuri durante lo svolgimento delle tipiche attività aziendali.

4.7. Ambiente

Europence promuove politiche produttive che contemperino le esigenze di sviluppo economico e di creazione del valore, connesse alle tipiche attività d’impresa svolte, con la necessità di garantire il rispetto e la salvaguardia dell’ambiente, mediante la predisposizione di opportune misure organizzative e gestionali dirette a limitare, o laddove possibile eliminare, l’impatto dell’attività economica sull’ambiente.

La Società persegue metodi finalizzati a prevenire eventuali pregiudizi all’ambiente, ponendo particolare attenzione ai progressi scientifici, alle innovazioni tecnologiche e all’evoluzione della normativa ambientale.

Europence si impegna ad assicurare l’osservanza delle disposizioni legislative vigenti in materia ambientale, la comprensione, l’applicazione e l’adempimento a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale delle corrette procedure operative delle norme ambientali, curando le attività di informazione continua e di formazione costante del personale impiegato.

5. RAPPORTI CON GLI INTERLOCUTORI ESTERNI

5.1. Correttezza negli affari

I Destinatari che intrattengono rapporti d’affari con terzi (con riferimento agli approvvigionamenti, fornitura di beni e/o servizi, ecc.) devono relazionarsi ad essi, nel rigoroso rispetto di leggi e norme, secondo i principi stabiliti nel presente Codice Etico. Il compenso da corrispondere deve essere determinato esclusivamente in riferimento alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non possono essere indebitamente effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale né in un Paese terzo diverso da quello delle parti o di esecuzione del contratto.

Conseguentemente i Destinatari dovranno astenersi da qualsiasi tipo di favoritismo o discriminazione e osservare un comportamento equilibrato ed ineccepibile, sottraendosi ad eventuali pressioni da parte di fornitori, intese ad offrire indebiti vantaggi o regalie.

5.2. Rapporti con i clienti

Europence orienta le sue risorse nella ricerca e nella soddisfazione dei bisogni dei clienti, nel rispetto degli impegni assunti dalla Società nei confronti degli stessi. A tale scopo, la condotta della Società e di chi agisce per suo conto è ispirata alla centralità del cliente nella missione aziendale, a criteri di disponibilità, cortesia, tempestività e attenzione alle esigenze obiettive manifestate dal medesimo.

La Società, inoltre, si impegna a prendere in considerazione i suggerimenti ed i reclami presentati dalla clientela, con particolare attenzione a quelli riguardanti la qualità e la conformità del prodotto, promuovendo così il sorgere di un rapporto costruttivo tra la Società ed i clienti, nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza.

La Società si impegna infatti a creare e promuovere una cultura di qualità e miglioramento continuo, oltre che a implementare solide policy, procedure e obiettivi basati sui principi delineati nel presente documento.

Nei rapporti con i clienti, i Dipendenti dovranno adottare un atteggiamento corretto e chiaro, astenendosi dal realizzare comportamenti che possano determinare il sorgere di malintesi od equivoci circa il contenuto dei rapporti commerciali posti in essere. In particolare, si dovranno:

tracciare le modalità di determinazione del prezzo e di valutazione della congruità dello stesso ai riferimenti di mercato, tenuto conto delle caratteristiche e della quantità del prodotto commercializzato;
inserire previsioni contrattuali specifiche che impongano l’osservanza delle regole etiche e dei principi nella gestione delle attività da parte del terzo.

5.3. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

La Società presta particolare attenzione ai propri rapporti instaurati, attraverso i propri Dipendenti, con i rappresentanti di istituzioni pubbliche, sindacali, funzionari ed organi della Pubblica Amministrazione e si impegna affinché tali rapporti siano improntati ai principi di integrità, trasparenza, correttezza e tracciabilità.

Nei confronti degli esponenti della Pubblica Amministrazione vale quanto segue:

non sono ammesse pratiche di corruzione, attiva o passiva, o comportamenti collusivi di qualsiasi natura ed in qualsiasi forma nell’ambito dei rapporti con tali esponenti per la gestione di autorizzazioni, permessi e concessioni, per lo svolgimento di singole attività, o nell’ambito di operazioni di accertamento, ispezione, rendicontazione di qualsiasi natura;
- non è consentito offrire denaro o utilità di qualsiasi tipo o compiere atti di cortesia commerciale in favore di esponenti della Pubblica Amministrazione o loro parenti se non nel completo rispetto delle procedure aziendali, e sempre che non possano essere in alcun modo interpretate quale strumento per influenzarli nell’espletamento dei loro doveri (sia affinché agiscano in un dato senso sia affinché omettano di agire) e per ottenere favori illegittimi e/o indebiti vantaggi;

L’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione è riservata esclusivamente alle Funzioni Aziendali preposte e autorizzate.

Nella gestione delle attività che prevedano un contatto con la Pubblica Amministrazione, la Società ha l’obbligo di evitare qualsiasi azione in grado di ledere l’autonomia dei rappresentanti e/o funzionari della Pubblica Amministrazione e/o la loro imparzialità di giudizio.

5.4. Rapporti con i fornitori

Europence compie una selezione equa ed imparziale dei propri fornitori, finalizzata al costante miglioramento della competitività, con particolare attenzione al rapporto qualità/prezzo di quanto oggetto di fornitura e più in generale alla creazione di rapporti di massima collaborazione anche a lungo termine con i fornitori selezionati.

In linea con tale scelta, la Società impone ai propri fornitori il rispetto delle leggi, oltre che a prendere conoscenza e ad aderire ai principi sanciti dal presente Codice Etico.

Europence si impegna a non avviare alcuna forma di collaborazione con soggetti che non accettano le previsioni contenute nel presente Codice e si impegna altresì ad adottare ogni misura, ivi compresa la risoluzione del contratto, nell’ipotesi in cui il fornitore, nello svolgere l’attività in suo nome e/o per suo conto, violi le norme di legge e/o i principi espressi nel presente documento.

Inoltre, è richiesto ai Destinatari addetti agli acquisti di astenersi dall’assunzione di obblighi personali verso i fornitori, dal compiere qualsiasi tipo di favoritismo o discriminazione e di osservare un comportamento equilibrato ed irreprensibile, sottraendosi da eventuali pressioni da parte dei fornitori tese ad offrire indebiti vantaggi o regalie.

Le relazioni con i fornitori sono sempre regolate da specifici contratti, che devono essere finalizzati a conseguire la massima chiarezza nella disciplina del rapporto.

Infine, Europence fa in modo che l’elenco dei fornitori, conservato dalla Società stessa, non possa mai costituire una barriera di accesso o comunque un motivo di preclusione per le imprese fornitrici che non vi siano inserite, qualora tali imprese dimostrino di essere in possesso dei requisiti necessari per soddisfare le aspettative della Società.

5.5. Rapporti con i Consulenti

Fermo restando i principi sanciti in merito alle relazioni con i fornitori, si specifica che nell’ambito delle relazioni con i Consulenti esterni, i Destinatari sono tenuti a:

valutare attentamente l’opportunità di ricorrere alle prestazioni dei Consulenti esterni e selezionare controparti dotate di adeguate qualifiche professionali e che godano di buona reputazione;
- instaurare relazioni proficue, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e schietto in linea con le migliori consuetudini commerciali;

ottenere la cooperazione di Consulenti nell’assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo;
- esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;
- richiedere ai Consulenti di attenersi ai principi del presente Codice Etico e includere nei contratti apposita previsione;
- operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

5.6. Rapporti con i mass media

I rapporti con i mass media devono essere trasparenti e rispettare i principi di accuratezza e tempestività, nonché di una corretta informazione, così come tradotti nelle disposizioni di legge e regolamenti aventi ad oggetto la corretta gestione dei dati personali. Tali attività è svolta in coerenza con la mission della Società, avendo cura di garantirne l’immagine. La comunicazione con l’esterno attraverso gli organi d’informazione è intrattenuta esclusivamente dalla Direzione Generale.

I Destinatari non possono in alcun modo fornire informazioni ai mass media (né impegnarsi a fornirle) senza l’autorizzazione scritta delle Funzioni Aziendali competenti.

La violazione di tali obblighi determineranno le conseguenze disciplinari e di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potranno comportare, in ogni caso, il risarcimento dei danni dalle stesse derivanti.

5.7. Rapporti con organizzazioni politiche (o di tendenza), sindacali e con le associazioni portatrici d’interesse

La Società non eroga in alcun modo contributi a partiti politici, movimenti, comitati e organizzazioni che abbiano finalità politiche e/o sindacali, a loro rappresentanti e candidati, che non siano consentiti in base alla normativa vigente.

La Società disciplina le relazioni industriali con protocolli e tratta con trasparenza e buona fede con le Organizzazioni Sindacali, là dove previsto dalla Contrattazione Nazionale e dai Protocolli Nazionali, Regionali o Aziendali.

5.8. Omaggi, atti di cortesia e donazioni

Nei rapporti con clienti, fornitori, istituzioni politiche, Pubblica Amministrazione e in generale, con i terzi, i Destinatari non dovranno promettere, accettare o offrire regali, omaggi, benefici (sia diretti che indiretti) e atti di cortesia o di ospitalità che abbiano qualità o valore eccedente le normali pratiche commerciali, gli usi locali e l’ordinaria cortesia, o comunque siano diretti ad acquisire trattamenti di favore, o altri vantaggi indebiti, in riferimento alle operazioni aziendali svolte per conto della Europence.

Le donazioni liberali di denaro devono essere legate esclusivamente a finalità di alto valore sociale e devono effettuarsi nel rispetto della normativa vigente e degli specifici protocolli aziendali.

Tutti gli interventi liberali, in denaro o in natura, non devono essere sollecitati o comunque configurarsi, anche solo in via residuale, quale mezzo di politica commerciale o promozionale.

Qualora regali, omaggi, benefici o atti di cortesia od ospitalità siano offerti o promessi ai Destinatari, questi dovranno informare senza ritardo le Funzioni Aziendali competenti che decideranno sulla ammissibilità di quanto offerto o promesso.

5.9. Autorità Giudiziaria e Autorità di Vigilanza

La Società e i suoi Dipendenti si impegnano per garantire la più ampia collaborazione nei confronti dell’Autorità Giudiziaria e/o di Vigilanza. In tal senso, Europence si impegna a fornire prontamente informazioni chiare, trasparenti e veritiere nonché ad offrire la massima collaborazione alle Autorità preposte.

In occasione di ispezioni da parte delle Autorità di Vigilanza o nel corso dei procedimenti giudiziari o nel corso di indagini, è vietato manipolare, alterare o distruggere qualsiasi tipo di documentazione, mentire o rendere false dichiarazioni alle autorità competenti. Inoltre, è fatto divieto a ciascun Destinatario e/o Terzo Destinatario di obbligare o di persuadere altri a fornire informazioni false o ingannevoli alle Autorità preposte.

5.10. Sistema di controllo interno

Europence si avvale di un appropriato sistema di controllo interno, che può essere considerato come l’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative che consentono, attraverso un adeguato e metodico processo di individuazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, una conduzione dell’impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi aziendali.

La finalità del sistema di controllo è infatti quella di assicurare l’adozione di comportamenti conformi alle normative vigenti e alle direttive interne, l’efficienza ed efficacia dell’attività aziendale, nonché la veridicità e accuratezza delle informazioni che vengono divulgate all’interno o all’esterno della Società.

Europence persegue un’organizzazione interna del lavoro tale da garantire che:

ci sia un adeguato livello di segregazione dei ruoli e delle responsabilità, in modo che per la realizzazione di ogni processo vi sia il supporto congiunto di diverse Funzioni Aziendali;
- tutte le azioni e le operazioni siano adeguatamente registrate e conservate in modo che sia sempre possibile effettuare la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di svolgimento;
- ogni operazione sia correttamente documentata in adeguati supporti sia cartacei che informatici, in maniera tale da consentire in qualsiasi momento l’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e che individuino i soggetti che hanno autorizzato, eseguito, registrato e verificato l’operazione medesima;
- siano svolte opportune verifiche circa la corretta tenuta delle scritture contabili.

5.11. Scritture contabili

Europence S.r.l. fornisce nel bilancio e negli altri documenti contabili e fiscali, richiesti dalle normative vigenti, una rappresentazione fedele della realtà aziendale.

Europence garantisce la tenuta delle scritture contabili secondo i principi di trasparenza, veridicità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alle disposizioni di legge in vigore. Inoltre, a sostegno di ogni operazione deve conservarsi adeguata documentazione, che consenta un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione e l’individuazione di eventuali responsabilità.

Tutti i Destinatari devono rendere disponibili i documenti contabili in modo preciso, chiaro, obiettivo ed esaustivo in modo da fornire informazioni accurate, complete, fedeli e veritiere evitando situazioni di conflitto di interesse.

5.12. Organismo di vigilanza

Il compito di accertare l’attuazione, l’osservanza e l’adeguatezza del presente Codice, oltrechè del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società, spetta all’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del d.Lgs. 231/2001.

Europence incoraggia tutti i Destinatari e i Terzi Destinatari a rivolgersi all’Organismo di Vigilanza in caso di dubbio su quale sia il comportamento più appropriato da tenere in specifiche circostanze.

In particolare, all’OdV spetta:

ricevere le richieste di chiarimenti, segnalazioni e reclami in ordine al presente Codice, che saranno mantenuti strettamente riservati, in conformità alle norme di legge vigenti;
effettuare le opportune indagini in merito a violazioni del Codice, anche solo tentate o presunte, comunicando i relativi risultati agli organi sociali competenti e proponendo le sanzioni disciplinari da comminare nei confronti dei soggetti ritenuti responsabili;
avanzare proposte di aggiornamento o di adeguamento del Codice, in relazione a sopravvenute modifiche normative attuate ed in considerazione delle pervenute segnalazioni fornite dai destinatari.

Ogni Destinatario e Terzo Destinatario è tenuto a comunicare, senza ritardo, ogni comportamento non conforme ai principi del presente documento attraverso:

posta interna riservata o tramite la casella di posta elettronica dedicata:

compliance@europence.com

oppure tramite posta ordinaria a:

Organismo di Vigilanza Europence S.R.L.

Via Aosta, 1

Ciserano (BG)

L’OdV adotta misure idonee per garantire la riservatezza dell’identità di chi trasmette informazioni. Tuttavia saranno opportunamente sanzionati anche i comportamenti volti esclusivamente a rallentare l’attività dell’OdV.

Europence tutela i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e, in ogni caso, è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la difesa dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in mala fede.

Le segnalazioni ricevute e la documentazione gestita dall’OdV in genere sono conservate dall'OdV stesso in un apposito archivio, cartaceo o informatico. L’accesso a tale archivio è consentito ai soggetti autorizzati di volta in volta dall’OdV.

5.13. Misure disciplinari

Sotto il profilo disciplinare, sono valutati dalla Società i comportamenti contrari e/o in violazione ai principi sanciti nel Codice Etico, applicando, nel rispetto della Legge, dello Statuto dei lavoratori, del CCNL di riferimento, le sanzioni previste nel Sistema Disciplinare contenuto al paragrafo 11 del Modello.

Nessun comportamento illecito o comunque commesso in violazione di disposizioni del presente documento o anche solo illegittimo o scorretto potrà essere giustificato, o considerato meno grave, anche se compiuto nell’interesse o vantaggio di Europence. Di conseguenza, ogni atto posto in essere, nonostante le contrarie disposizioni stabilite dal presente Codice Etico, costituirà oggetto di avvio di una procedura disciplinare.

I Terzi Destinatari saranno sanzionati secondo quanto espressamente previsto nelle relative clausole contrattuali, di cui il Codice Etico rappresenta parte integrante, compresa la risoluzione del rapporto.

5.14. Vigenza del codice

Il presente Codice Etico è vigente dalla data di approvazione da parte dell’Assemblea dei Soci, avvenuta con atto del 09.09.2020.

Ogni aggiornamento modifica o aggiunta al presente Codice Etico dovrà essere approvata dall’Amministratore Unico della Società, anche sulla scorta dei suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di Vigilanza. Copia del presente Codice Etico è consegnata a tutti i Destinatari che sono tenuti a firmarla per presa visione, ed è disponibile per la consultazione in formato elettronico, sul sito internet della Società.